Zonder kramp omgaan met privacyregels in de praktijk van preventiebeleid

Werkgevers mogen met het oog op privacy geen bijzondere persoonsgegevens verwerken. Gegevens over bijvoorbeeld de gezondheid van werknemers. Maar hoe kun je dan weten wat er speelt op het gebied van gezondheid? En een adequaat preventiebeleid voeren zonder een slag in de lucht te slaan? 

Sinds de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) in 2018 is ingevoerd mogen werkgevers vanuit de privacyregels (artikel 30 AVG) geen bijzondere persoonsgegevens meer vastleggen over werknemers. Wij hielpen een OR bij het vinden van manieren om om te gaan met de regels zonder te verkrampen, zodat de informatie die nodig is voor een goed preventiebeleid niet in gevaar kwam. Lees in dit praktijkvoorbeeld hoe.

Op safe spelen

Veel organisaties spelen op safe en leggen niets meer vast wanneer gezondheid of ziekte in het spel is. De discussie hierover krijgt al gauw een juridische lading, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wordt aangehaald. Die heeft in maart 2019 haar beleid met betrekking tot de privacyregels op haar website gepubliceerd. Daar kun je uit afleiden dat er veel niet mag, of alleen in specifieke situaties onder bepaalde voorwaarden. Het is begrijpelijk dat werkgevers en HR-managers en –adviseurs geen risico’s willen lopen, want de boetes op overtredingen kunnen stevig zijn.

Hoe kun je toch beleid voeren?

Een werkgever is verplicht een beleid te voeren gericht op voorkomen en/of beperken van gezondheidsrisico’s en schade door het werk voor werknemers. Dat is bepaald in de Arbowet én het Burgerlijk Wetboek. Nu is het vastleggen van (bijzondere) persoonsgegevens sterk aan banden gelegd. Bij ziekte mag je als werkgever niet zomaar aan de medewerker vragen wat daar de reden van is. Moet het dan blijven bij gissen?

Binnen grenzen blijkt beleid toch mogelijk

Hoe pakten wij het aan? We stelden vast dat werkgevers weliswaar geen gezondheidsgegevens mogen verwerken, maar dat de bedrijfsarts of arbodienst dat wel mag. Sterker nog: moet. De bedrijfsarts en de arbodienst hebben namelijk een wettelijke grondslag om met medewerkers te praten over gezondheidsrisico’s en redenen voor ziekteverzuim. Dus mogen zij ook relevante gezondheidsgegevens vastleggen. Dat komt terug bij overleg met de werkgever: niet alleen ten behoeve van re-integratie, maar ook in overleg met de preventiemedewerker van het bedrijf.

Geen persoonsgegevens? Dan toch zeker trendmatige informatie!

Samen met directie, HR en de OR stelden we vast dat het nodig, maar ook mogelijk is om trendmatige informatie te ontvangen van bedrijfsarts en arbodienst. De kunst is om die informatie niet direct herleidbaar te laten zijn naar individuen. Dat betekent dat informatie over ziekte en gezondheid gegroepeerd moet worden naar functiegroepen, leeftijdscohorten, opvallende zaken die uit benchmarks blijken et cetera. Een enkele keer lukt dat niet, maar in het algemeen moet er toch een dashboard te maken zijn voor die gezondheidszaken die de meeste aandacht behoeven. Dat is belangrijk voor alle betrokkenen: organisatieleiding en medewerkers. Directie, HR en OR kunnen en moeten samen beleid maken. Niet alleen omdat het moet (Arbowet), maar vooral op basis van gezond verstand en omdat het nut heeft!

Tools voor de OR

Met deze punten in de hand kon de OR constructief het gesprek aangaan. Meerdere gesprekspartners kunnen of moeten informatie geven: de arbodienst (wist je dat deze conform de Arbowet een jaarverslag moet maken voor de werkgever en dit ook aan de OR moet verstrekken?), de preventiemedewerker, HR/P&O. En dat nog los van de informatie die een goed contact met de achterban kan opleveren.

In deze praktijksituatie leverde dat goede gesprekken op met directie en beleidsmakers. En gerichte aandacht in beleid en maatregelen.

Rest de vraag: wat doe jij binnen je organisatie om een adequaat preventiebeleid te (laten) voeren? Vraag onze trainers en adviseurs om eens te sparren hoe dit aan te pakken.

Photo by Hush Naidoo on Unsplash

Mail ons
Bel me terug
Bel (033) 434 58 00

neem gerust contact met ons op