Tools voor een invloedrijke rol van de OR bij de besluitvorming. Speel het slim en vaardig!

De ondernemingsraad ontleent zijn positie aan de wet. Maakt dat ook invloedrijk? In de praktijk blijkt er meer nodig dan spelregels alleen. Lees hier drie invalshoeken en tools voor de ondernemingsraad om een invloedrijke rol bij de besluitvorming in de organisatie te kunnen spelen.  

We onderscheiden drie invalshoeken voor invloed:

1. spelregels om effectief mee om te gaan;
2. USP’s van de ondernemingsraad om het verschil mee te maken;
3. essentiële vaardigheden om het spel te kunnen spelen.

  1. Slim omgaan met spelregels

De ondernemingsraad ontleent nu een maal zijn positie aan de spelregels van de WOR. Dat neemt niet weg dat je best slim kunt omgaan met die spelregels.

  • Neem de letterlijke spelregels: die vereisen dat een adviesaanvraag antwoord moet geven op vragen als waarom het besluit nu/op deze manier / genomen worden, en welke negatieve gevolgen het voorgenomen besluit heeft op de organisatie en de mensen. Deze beide aspecten blijven vaak onderbelicht. Begin als OR eens een stevige discussie daarover of stel nadere voorwaarden.
  • Speel als ondernemingsraad een soortgelijk spel als bestuurders. Vragen ze om een positief advies? Dat is hun goed recht, maar de OR hoeft niet een positief (of negatief) advies uit te brengen. Aan de andere kant: het is bestuurders soms wat waard om een positief advies te krijgen. Ze kunnen dóór met de besluitvorming, krijgen geen ‘gedoe’, kunnen bij hun toezichthouders scoren e.d. Gebruik dit gegeven, het opent ruimte voor onderhandelingen! Stel niet de letterlijke vraag ‘Wat is het u waard om…’, maar wel iets als ‘wij willen niet negatief adviseren maar er wel met u uitkomen’.
  • Een minder bekende stap, want niet door de WOR genoemd, maar heel bruikbaar: werk met een conceptadvies. Voordat de ondernemingsraad advies geeft op de adviesaanvraag, kun je de bestuurder een conceptadvies sturen. Qua vorm ziet het er precies zo uit als een advies, maar er staat conceptboven en is dus niet het (definitieve) advies. Hierin formuleer je punten die de OR echt anders wil, met een toelichting waarom (zienswijze OR, uitgangspunten, toetsingskader, etc.) en eventueel nog verdere aanbevelingen. Je brengt jezelf hierdoor in een onderhandelpositie.
  • Ga niet alleen tijdens een overlegvergadering in op de discussiepunten in het conceptadvies. Benut ook het informeel overleg. Bottom line is dat de bestuurder met toezeggingen komt en bereid is tot het maken van afspraken. Wees duidelijk: pas na overleg met de hele OR neem je met elkaar een besluit of de toezeggingen en afspraken voldoende zijn. Vervolgens kan de OR zijn definitieve advies opstellen. Hoe beter het overleg over het conceptadvies verloopt, hoe constructiever het advies wordt. Je wilt er als OR en bestuurder toch met elkaar uitkomen.
  1. De USP’s van de OR

De ondernemingsraad heeft het vermogen om waarde toe te voegen aan zijn positie: Unique selling points (USP’s). Directie en management hebben vaak een andere blik op de werkelijkheid. Werp daar als OR een ander licht op. Ervaring vanuit de werkorganisatie levert een aanvullende visie op de wenselijkheid of haalbaarheid van de plannen.

  • Betrek de achterban, vraag naar suggesties. Verwijs naar eerdere positieve en negatieve ervaringen.
  • Werk aan een inhoudelijk goed onderbouwd verhaal. Dat krijgt extra zeggingskracht hoe het tot stand is gekomen is. Laat zien dat je relevante groepen binnen de onderneming hebt bevraagd; schakel interne deskundigen in, bij voorkeur deskundigen die ook door de bestuurder gewaardeerd worden. Doe onderzoek of laat dat doen, zoals een SWOT-analyse. Maak op basis hiervan een professioneel rapport.

Toetsingskader

Stel een inhoudelijk toetsingskader op. Noem punten waar je op wilt letten. Geef bijvoorbeeld op basis van ervaring wensen en voorwaarden mee. Of ga in op te verwachten effecten op werkdruk en vraag om concrete anticiperende maatregelen: een goed implementatieplan, een inwerkperiode, voldoende bezetting, scholing.

Let op: laat juist al in de conceptfase van besluitvorming aan de bestuurder en andere betrokkenen weten wat de OR belangrijk vindt.

Maak duidelijk wat er nodig is voor draagvlak voor het besluit. Wees zo concreet mogelijk.

  1. Vaardigheden om het spel te spelen

Bij het slim omgaan met spelregels heb je ook vaardigheden nodig. Welke zijn handig of essentieel? Er is meer nodig dan een inhoudelijk goed advies produceren. Je moet er ook over in gesprek. Soms direct met de bestuurder, vaak ook met anderen, zoals betrokken managers. Het is de kunst om goed beslagen ten ijs te komen en  effectief te communiceren. Bij Zuidema (niet voor niets ‘the influence company’) weten we als geen ander: invloed hebben gaat niet alleen om inhoud, maar zeker ook hoe je hier mee omgaat en ‘speelt’.

  • Onderhandel waar mogelijk. De WOR noemt onderhandelen niet, maar sluit het zeker niet uit. Sommige bestuurders proberen af te houden: ‘we gaan hier toch niet onderhandelen!’ Toch is het zeker wel mogelijk en je goed recht als ondernemingsraad, zeker als je (nog) niet tevreden bent.
  • Een stevige onderhandelpositie verwerf je door tijdig invloed uit te oefenen. Geef tijdig een ‘programma van eisen’ mee, voordat de uiteindelijke besluitvorming plaats vindt.
  • Besluitvorming verloopt lang niet altijd rationeel. Leer te herkennen welke krachtenvelden er zijn waarbij lobbyen en netwerken in de organisatie plaats vindt – kun je via sleutelfiguren informatie krijgen of ‘meegeven’? denk ook aan de essentiële ‘gebruiksaanwijzingen’ van de belangrijkste actoren? In trainingen kan dit een veel voorkomend thema zijn.
  • Bereid niet alleen de inhoud voor, maar ook de (te verwachten) interactie. Neem niet zonder meer genoegen met ‘dat nemen we mee’. Oefen je communicatie. Eventueel in een training, met hulp van een professionele trainingsacteur.

Conclusie

Speel het spel! Opereer slim en vaardig, zodat de bestuurder niet om je heen kan. Je zult zien dat de ondernemingsraad een gewaardeerde speler wordt!

Dit artikel werd gepubliceerd in het decembernummer van OR Magazine, auteur: Walter van der Ploeg, senior trainer/adviseur/(team)coach bij Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap. Klik hier voor het gepubliceerde artikel. 

Mail ons
Bel me terug
Bel (033) 434 58 00

neem gerust contact met ons op