Slim en effectief omgaan met de RI&E

In Nederland wordt menige Risico-Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E) amper benut. De RI&E op basis van de arbeidsomstandighedenwet is weliswaar verplicht, maar regelmatig belanden ze, inclusief Plan van Aanpak, onderin een la. En dat terwijl er veel tijd in is gaan zitten. Zowel OR als bestuurder en HR-betrokkenen bij HR/P&O worden daar niet vrolijk van. Hoe kun je dit voorkomen? Een simpel advies: zoek uit wat de directeur écht wil en bepaal vervolgens wat de organisatie nodig heeft.

Uiteindelijk komt de opdracht van de directeur, zoals de Arbowet voorschrijft: ‘voer een RI&E uit’. Menig OR en/of preventiemedewerker kiest voor een ambitieuze aanpak. Hij schuift aan bij werkoverleggen, verspreidt een uitgebreide digitale vragenlijst onder alle medewerkers en gaat vervolgens de werkplekken af.

Deze aanpak is grondig, maar soms overbodig, of zelfs onhandig. Het is een bekende valkuil. Wellicht zit die directeur helemaal niet op een grondige risicoanalyse te wachten. Misschien wil hij alleen een papiertje voor de Arbeidsinspectie. In dat geval weet je zeker dat er niets met het uiteindelijke document zal gebeuren. Het enige resultaat: teleurgestelde medewerkers, die de volgende keer weigeren om serieus aan een RI&E mee te werken.

Maak gebruik van wat er is

Als er geen goede veiligheids- of preventiecultuur is, dan moet je als OR niet meteen te veel werk in de RI&E zelf steken. Je kunt veel beter over de intenties spreken met de directie en de verantwoordelijken: wat wil je met veiligheid en preventie? Is het de moeite waard van het investeren van tijd en geld? Ook al vind, of weet je dat het antwoord ‘ja’ is, dan nog moet je daar overeenstemming over bereiken. Zie dat als je eerste doel.

En dus is de hamvraag: gaat het om een serieuze opdracht of om een moetje? Je kunt daar snel achter komen. Je hebt waarschijnlijk zelf al geconstateerd of er in je bedrijf sprake is van een serieuze veiligheidscultuur. Is er in het recente verleden al eerder een RI&E opgesteld? Dikwijls is er een enkele jaren oud RI&E-document. Dan kun je beter het bijbehorende plan van aanpak actualiseren en uitvoeren.

Een moetje? Kijk ook naar wat er wel goed gaat

Verplaats je in de directeur, en je begrijpt dat de verplichting van de Arbowet er één is in een lange rij. Realiseer je, dat veel bedrijven de RI&E als een last zien. Een RI&E is vaak overgekomen als een negatief rapport over wat er niet klopt in een bedrijf. Vroeger werd het wel ‘de betaalde belediging’ genoemd. Wanneer je met een vergrootglas rondloopt, dan vind je altijd wel wat. Dus moet je met gezond verstand rondkijken. Wat zou jij doen, als het je eigen bedrijf was? Niet alles wat beter kan moet ook beter. Wat kan nog wel door de beugel en wat moet echt op korte termijn aangepakt?

En niet in de laatste plaats: ga op zoek naar wat verbeterd is. Niet alleen voorzieningen, reparaties e.d., maar ook in de manier van werken, rapporteren, aansturen, gedrag. Een stempel ‘ga zo door’ werkt soms beter dan het rode potlood. En goodwill kweek je door ook te benadrukken wat er goed gaat. Daarna kun je ook je ‘verzoeknummers’ indienen. Kijk naar de punten die nog niet op orde zijn: buig die om naar verbeterpunten die ook iets opleveren. Met andere woorden: roep niet alleen wat er niet deugt maar draag ook oplossingen aan voor verbetering.

Bekijk de risico’s vanuit meerdere perspectieven

Een van de valkuilen is dat een medewerker van een afdeling P&O of HRM voor het hele bedrijf de RI&E ‘even’ invult, en zo voor het hele bedrijf de risico’s inschat. In een aantal branche-RI&E’s werkt het zo, maar dat is nooit de bedoeling geweest. Branche-RI&E’s die uit niet meer bestaan dan een afvinklijstje en die als een verplicht nummer worden afgewerkt kun je vergelijken met een taart die slechts uit één ingrediënt bestaat. Voor een goede taart zijn meer ingrediënten nodig. Je hebt meer middelen nodig voor een goede RI&E, zoals gesprekken, een rondgang en werkobservaties.

In een RI&E draait het vaak om zaken die vanuit verschillende perspectieven bekeken dienen te worden en dat kan niet door slechts één persoon voor iedereen in de organisatie worden ingevuld. Het beeld dat je krijgt vanuit dat ene perspectief zegt niet veel. De mensen op de werkvloer zijn degenen die in aanraking komen met bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen, geluidsoverlast, machines en andere gevaarbronnen. Let wel: er zijn verschillende soorten werkvloeren; elke werkvloer heeft zijn eigen aandachtspunten. Denk ook aan lastige klanten, kans op agressie en geweld, of situaties die vaak leiden tot fouten of bijna-ongelukken. Alleen door de ervaring van medewerkers mee te nemen in het onderzoeksrapport kun je de situatie op de werkvloer echt optimaal verbeteren.

Onderschat én overschat de risico’s niet

Een andere valkuil is het verkeerd inschatten van risico’s. Soms worden de risico’s overschat. Het gevolg kan zijn dat het bedrijf veel geld investeert in risico’s die eigenlijk helemaal niet zo groot zijn, met geldverspilling als gevolg. Maar het omgekeerde gebeurt ook: dan wordt een risico onderschat en wordt het gevaar niet aangepakt, wat op termijn kan leiden tot ongevallen of ongewenste gezondheidseffecten.

Een typisch praktijkvoorbeeld: de klachten over binnenklimaatcondities. Die klachten worden vaak door een management als ‘luxeproblemen’ bestempeld. Dat is kortzichtig omdat we weten dat het klimaat op kantoor van grote invloed is op de productiviteit van de medewerkers. Bij een slecht binnenklimaat worden mensen niet echt ziek, maar ze worden duf en sloom en gaan meer fouten maken; de productiviteit kan daardoor behoorlijk afnemen. Bij het juiste binnenklimaat kan het zogenaamde ‘grijsverzuim’ verminderd worden.

Maak gebruik van hulp-preventiemedewerkers

Het onderwerp ‘arbo’ is vaak de taak van de preventiemedewerker, maar moet niet op hem/haar worden afgeschoven. Het helpt om actief mee te denken en niet alleen te wijzen op wat er mis is. Neem een voorbeeld aan sommige bedrijven en instellingen, waar meerdere ergo-coaches, fysiotherapeuten of andere medewerkers met affiniteit met de materie rondlopen. Ga op zoek naar mensen die er lol in hebben om mee te denken en over de noodzakelijke vaardigheden beschikt om zaken in gang te zetten.

Zo heb je een soort hulp-preventiemedewerkers die op de werkplek specifiek aandacht besteden aan fysieke belasting. Een mooie structuur, want op die manier verdeel je de arbo- en veiligheidstaken over meer mensen binnen de organisatie. Daarmee creëer je niet alleen het begin van een veiligheidscultuur, maar zorg je ook voor continuïteit. Altijd handig als de preventiemedewerker opeens een nieuwe baan vindt…

En hoe ziet het met het instemmingsrecht?

De directeur/bestuurder moet toch luisteren naar de eisen van de OR? Het instemmingsrecht op grond van de Wet op de Ondernemingsraden en de Arbowet is toch ‘hard’? Dat klopt, aan de andere kant is gelijk hebben niet hetzelfde als gelijk krijgen. Dat geldt ook voor in je recht staan en je zin krijgen. Een OR kan soms met enige ‘drang’ zaken afdwingen. Voor de korte termijn kan dit werken, in sommige situaties zelfs voor een langere termijn. In de meeste gevallen zal je toch een evenwicht moeten vinden tussen het bereiken van je doel en het behouden van de relatie.

Resumé 

Uiteindelijk moet het draaien om prettige en veilige werkomstandigheden. Weet ze aantrekkelijk te ‘verpakken’, dan is de kans groter dat het geaccepteerd wordt. Suggesties worden dan gewaardeerd!

De tips op een rij:

  • Spreek voorafgaand aan het RI&E-onderzoek over de intenties met de directie en de verantwoordelijken: wat wil men met de RI&E en met veiligheid en preventie?
  • Kijk met gezond verstand rond. Wat kan nog wel en wat moet echt op korte termijn aangepakt?
  • Beloon goed gedrag en benoem ook wat goed gaat of verbeterd is. Draag concrete oplossingen aan voor verbetering.
  • Een goede RI&E kan niet zonder het perspectief van de medewerkers op de diverse werkvloeren.
  • Onderschat de risico’s niet, maar overschat ze ook niet.
  • Zorg voor inbedding van arbobeleid, en laat het niet alleen aan een enkeling zoals de preventiemedewerker over.

Dikwijls heb je als OR geen specialistische arbo-expert nodig om toch goed je instemmingsrol te vervullen. Hoe doe je dat? Vraag het ons!

Mail ons
Bel me terug
Bel (033) 434 58 00

neem gerust contact met ons op