OR en COVID – thuiswerken: hoe regel je dat?

In een serie artikelen met handreikingen bij het omgaan met de COVID-pandemie gaat het dit keer over regelingen rondom thuiswerken. Wij komen veel variaties tegen, van regelingen voor het hele gezin tot helemaal niets geregeld. Waar op te letten?

Een thuiswerkregeling is een regeling die voorziet in afspraken over wanneer en hoe werknemers thuis werken. Er zijn veel variaties: van alleen een financiële regeling tot een regeling met diverse spelregels. Op een thuiswerkregeling is al gauw het instemmingsrecht van de OR van toepassing.

In een vorig artikel gingen wij in op het thuiswerken als recht: dat is het niet. Maar er zijn wel dringende richtlijnen. In dit artikel focussen we op het uitwerken van thuiswerkregelingen binnen organisaties. Want er komt toch heel wat bij kijken!

Regelingen voor een gezonde werkplek thuis

In ons land hebben veel werknemers het afgelopen jaar ervaren wat er nodig is om op een goede, gezonde en veilige manier thuis te werken. Er zijn veel aspecten die geregeld kunnen of moeten worden. Niet alleen een tegemoetkoming in de kosten voor thuiswerken, maar ook:

  • Welke functies komen wel en niet in aanmerking
  • Gebruik van werkmiddelen (computer/laptop, monitor)
  • Geschikt meubilair (bureaustoel e.d.)
  • Omgaan met privacygevoelige informatie
  • Beveiliging van apparatuur en software
  • Werktijden (ook wanneer er niet gewerkt wordt)
  • Balans werk-privé
  • Andere vergoedingen
  • Inpassen in werkkostenregeling.

Het voert te ver om dit hier allemaal te bespreken, ook omdat het dikwijls om maatwerk per organisatie gaat. Wel stippen we nog enkele aandachtspunten aan.

Consequenties van thuiswerken  

Thuiswerken heeft op allerlei fronten impact. Natuurlijk is het goed om het risico op besmetting met het COVID-virus te voorkomen, maar wat te denken van het missen van persoonlijk contact. En hoe hou je voldoende binding in je team en tussen collega’s? Hoe kan een leidinggevende aandacht blijven geven en coachen? En als een collega het juist lastiger vindt om thuis te werken gezien de thuissituatie? Niet alle bedrijven hebben daar nog aandacht voor.

Op het aspect van de balans tussen werk en privé komen we in een volgend artikel terug.

Vergoeding van kosten van thuiswerken

Een thuiswerkvergoeding is onder andere bedoeld voor verwarming, verkoeling, elektra, koffie, gebruik van internet, printen, en dergelijke. Die kosten spaart de werkgever deels uit wanneer veel mensen thuiswerken. Het NIBUD becijferde dat het een werknemer gemiddeld 2 euro per dag kost om thuis te werken. Wanneer deze moet investeren in bijvoorbeeld een bureau of stoel (belangrijk voor een goede werkhouding, want het gaat om aanzienlijke hoeveelheden tijd dat er thuis gewerkt moet worden) zijn die kosten aanmerkelijk hoger.

Veel organisaties hebben de reiskostenvergoedingen aangepast, zolang als er thuisgewerkt en niet of minder gereisd wordt. Daar kunnen thuiswerkregelingen voor in de plaats komen. Lang niet overal is dit goed geregeld.

Welles-nietes: reiskostenvergoeding belastbaar?

Veel werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding geschrapt vanwege fiscale redenen. Het kabinetsbeleid en de berichtgeving daarover is wat verwarrend geweest. Recentelijk is de vrijstelling – opnieuw – verlengd tot 1 juli. Toch is er nog steeds veel mogelijk – iets te complex om hier in het kort weer te geven. Bottom line is dat er fiscale redenen een vergoedingsregeling niet hoeven te blokkeren.

Weet wat er speelt

Onderzoek van HR-dienstverlener Visma|Raet eind 2020 leerde dat ongeveer de helft van de bedrijven een thuiswerkvergoeding biedt (de andere helft dus niet); ongeveer een kwart geeft een bijdrage per maand. Die varieert tussen 150 en 500 euro. Ook ongeveer een kwart van de bedrijven biedt middelen zoals een laptop of monitor. Met bureaustoelen zijn werkgevers iets zuiniger: 17 procent van de werkgevers biedt deze.

Blijf in gesprek – doe voorstellen!

Bij bespreking van mogelijkheden voor thuiswerkregelingen en -vergoedingen speelt natuurlijk niet alleen het aspect van wat er allemaal mogelijk is. Zeker wanneer de organisatie in financiële problemen is geraakt, beïnvloedt dat natuurlijk de discussie over wat er wel en niet wenselijk en mogelijk is. Toch blijft de werkgever verantwoordelijk voor een goede werksituatie en -plek. Reden voor de ondernemingsraad om inhoudelijk in gesprek te blijven en met passende voorstellen te komen.

Er komt het nodige bij kijken om passende thuiswerkregelingen te maken. Zeker ook om daarbij oog te hebben voor de belangen van werkgever én werknemer. Dikwijls is het maatwerk. Dat is bij uitstek onze specialiteit. Vraag de adviseurs van ZPM om advies!


Wij zijn experts in besluitvorming

Wij helpen je écht invloedrijk te zijn

Aandacht voor belangen

Goed gevoel voor de praktijk