Omgaan met geheimhouding: 10 tips voor de OR

Geheimhouding kan een rol spelen bij onderwerpen die op het bordje van de OR liggen. Soms is het begrijpelijk en redelijk; soms komt een goede afweging door de OR in het gedrang.  Zijn er grenzen aan het opleggen van geheimhouding door bestuurders? Die zijn er zeker. De ondernemingsraad hoeft geheimhouding niet altijd (helemaal) te accepteren. Zo is bijvoorbeeld het argument ‘onrust’ te licht voor langdurige geheimhouding.

In sommige organisaties is het bijna standaard: adviesaanvragen worden onder geheimhouding aan de OR voorgelegd. Soms het gehele adviestraject, totdat het definitieve besluit door de directie in de onderneming gecommuniceerd wordt. In sommige organisaties wordt aan OR-leden zelfs gevraagd een algemene geheimhoudingsverklaring of NDA (non-disclosure agreement) te ondertekenen. Of de geheimhouding wordt in de OR-reglementen als standaard opgenomen. Dat levert grote problemen voor het goed functioneren van de OR op.

Angst voor onrust

Veel voorkomende redenen voor geheimhouding zijn beursgevoeligheid van de informatie of angst voor concurrentie van andere bedrijven. Financiële cijfers worden ook vaan vertrouwelijk bestempeld. Het meest genoemd: angst voor onrust in het bedrijf. Wordt het ook vaak in jouw organisatie gezegd ‘het geeft anders teveel onrust’?

Gevolgen voor de OR

De meeste ondernemingsraden hebben last van de geheimhouding. Het leidt tot  minder diepgaande beoordeling van de directievoornemens, omdat deskundige of betrokken collega’s niet kunnen worden geraadpleegd. De achterban kan de OR niet goed volgen of heeft zelfs kritiek op de opstelling van de OR. Het leidt dikwijls tot verdeeldheid in de OR. Wanneer alleen de voorzitter zaken in vertrouwen te horen krijgt en het niet kan delen met de andere leden, kan dat tot kritiek op hem/haar leiden, of zelfs tot persoonlijke stress. Kortom, het werk van de OR wordt moeilijker.

Hoe wordt geheimhouding in de rechtspraak getoetst?

Er is recentelijk nog uitspraak gedaan door de kantonrechter in Amsterdam: oplegging van geheimhouding kan niet zomaar. In juridische termen: ‘had niet in redelijkheid kunnen plaatsvinden’. De rechter stelt hoge eisen ten aanzien van welk bedrijfsbelang met de opgelegde geheimhouding kan worden gediend. Ophef over voorgenomen wijzigingen – of het nu een reorganisatie betreft of een wijziging in personele regelingen? Het is  zonder goede onderbouwing geen zwaarwegend belang waarvoor geheimhouding kan worden opgelegd. Anders gezegd: het veel genoemde ‘voorkomen van onrust’ is op zich niet steekhoudend. De rechter toetst ook of de OR in redelijkheid zijn werk kan doen. Raadplegen van betrokken werknemers hoort daarbij en moet mogelijk zijn.

Geheimhouding: 10 tips voor de OR

Je hoeft als OR niet alle geheimhouding te accepteren. En je hoeft het niet onbesproken te laten. Met andere woorden: ga er over in gesprek wanneer het aan de orde is. Wanneer het regelmatig voorkomt of het structureel voorkomt dat zaken onder geheimhouding opgelegd worden, ga er dan in een aparte sessie over in gesprek. Wij geven hier een aantal tips voor, oplopend qua stevigheid:

  1. Soms moeten zaken echt geheim blijven
    Accepteer dat sommige zaken echt geheim moeten blijven. Of voor een bepaalde periode. Een goede medezeggenschap heeft er baat bij dat partijen in een vroeg stadium informatie over mogelijke besluiten delen. Het besef dat geheimhouding hier soms helpt om vertrouwelijk in alle openheid met elkaar te kunnen spreken, zal de medezeggenschap alleen maar vooruithelpen.
  2. Check of álles geheim moet blijvenHet is goed mogelijk dat niet álles geheim moet blijven. Hak het voornemen in onderdelen op en bespreek de noodzakelijke geheimhouding en de termijn daarvan per onderdeel. Bijvoorbeeld: geheimhouding is begrijpelijk bij concurrentiegevoelige informatie. Welke onderdeel van de informatie is écht concurrentiegevoelig? Over de rest moet je als OR dan wel voldoende kunnen overleggen met collega’s. Ander voorbeeld: spreek af dat je na datum x wel in alle openheid kunt spreken én formeel adviseren over de noodzakelijke en gewenste opvangmaatregelen.
  3. Hoe langer het duurt, hoe minder geheim mag blijven
    Vraag aan de bestuurder hoelang de geheimhouding duurt, ten aanzien van welke gegevens en welke personen. Het is logisch dat de plicht tot geheimhouding minder wordt of stopt naarmate het besluitvormingsproces naar zijn einde komt: bijvoorbeeld niet betreft alle informatie en of alle personen (zie tip hierboven). Het is ook logisch dat er meer noodzaak ontstaat tot contact met de achterban.
    Dus: maak duidelijk dat raadpleging van de achterban, over onderwerpen die voor die hen van wezenlijk belang zijn, niet gehinderd mag worden. Zeker niet in de periode direct voorafgaande aan het geven van advies of instemming.
  4. Claim achterbanberaad
    Claim altijd tijd voor achterbanberaad over het besluit met de sociale gevolgen. Weet dat de Ondernemingskamer het belangrijk vindt, dat de OR in de gelegenheid is gesteld de achterban te horen. Wanneer dat onmogelijk wordt gemaakt doet de OK eerder een voor de bestuurder kritische uitspraak.
  5. Een betere gesprekspartner
    Afgezien van je wens om de achterban te spreken, kun je als OR door collega’s te spreken ook draagvlak voor de besluiten krijgen. Dat is ook in het belang van de onderneming en de bestuurder. En het geeft de OR meer zeggingskracht in het adviesproces.
  6. Externe deskundigen raadplegen
    Spreek altijd af dat je deskundigen moet kunnen raadplegen. Ook externen. Vakbondsbestuurders horen daar desgewenst ook bij. Die kunnen de OR bijstaan en het adviesproces bevorderen. Zo kun je als OR naar de achterban / je collega’s tonen hoe je als OR je verantwoordelijkheid neemt.
  7. Accepteer ‘onrust onder de werknemers’ niet als enig argument
    Dit veelgehoorde argument van de directie is te weerleggen: mensen moeten het toch een keer horen. Je kunt het ook omdraaien: je voorkomt juist onrust door openbaarmaking van de informatie en het transparant en tijdig delen van informatie aan de medewerkers!
  8. Alleen het argument ‘onrust’ is te licht voor langdurige geheimhouding
    Weet, dat ‘angst voor onrust’ op zichzelf onvoldoende argument is voor geheimhouding, zeker indien de gevolgen voor de werknemers aanzienlijk zijn (werkgelegenheid, arbeidsvoorwaarden). Zodra het voorgenomen besluit voldoende duidelijk is, moet je als OR dit met betrokkenen en de achterban kunnen bespreken. Geef daarom aan dat de OR geen totale geheimhouding accepteert.
  9. Voorkom dat de voorzitter geïsoleerd raakt
    Wordt je meer dan eens als voorzitter bij de bestuurder geroepen en krijg je vertrouwelijk zaken te horen die je niet mag delen? Dat kan niet de bedoeling zijn. je raakt meer geïsoleerd dan wenselijk is. Ook al is die informatie nog zo interessant. Maak dat bespreekbaar. Je hebt drie opties: 1. geef aan dat je voortaan dergelijke informatie niet meer wilt hebben; 2. geef het met behulp van voorgaande tips aan wanneer de geheimhouding niet terecht is; 3. Wees helder en zeg dat wat je in je functie als OR-voorzitter verneemt, je ook met de andere leden deelt.
  10. Agendeer een protocol voor geheimhouding
    Onze laatste tip: ga in een aparte sessie in gesprek over geheimhouding. Zeker wanneer regelmatig of structureel zaken onder geheimhouding opgelegd worden. Onderteken voortaan niet zomaar een algemene geheimhoudingsverklaring of NDA (non-disclosure agreement). In de plaats daarvan: agendeer zelf het geheimhoudingsvraagstuk in het overleg met de directie. Maak afspraken wanneer wel en niet geheimhouding aan de orde kan zijn, en hoe daar mee omgegaan moet worden. Leg dit bij voorkeur vast in een convenant of protocol.

Standaard geheimhouding is geen goede zaak. Doe er wat aan. Vind je het lastig, of ben je niet goed opgewassen tegen de bestuurder? Vraag onze adviseurs om advies!

Dit artikel verscheen op 12 mei op ornet.nl


Wij zijn experts in besluitvorming

Wij helpen je écht invloedrijk te zijn

Aandacht voor belangen

Goed gevoel voor de praktijk

Heb je vragen?

Neem direct contact op met via
(033) 434 58 00