Gestructureerd vergaderen in de OR met de KLUTS-methode

Gestructureerd vergaderen in de OR met de KLUTS-methode

Wat te doen als de OR af en toe de KLUTS kwijt is?

Vergaderen is fijn als alles vlot verloopt, maar het kan soms een hele uitdaging zijn. Speelt dat bij jouw OR ook af en toe? Of regelmatig? Dikke kans dat er een aantal zaken door elkaar loopt, waardoor je met elkaar de kluts kwijt raakt.

Inhoud – procedure – onderstroom

Vergaderingen kunnen onduidelijk verlopen wanneer over de inhoud gesproken wordt, maar ondertussen duidelijk is wat de status is ervan of welke procedure gevolgd wordt. Wanneer er tegelijkertijd ook nog op betrekkingsniveau een en ander speelt tussen deelnemers aan het gesprek, dan wordt het een rommeltje. Dit speelt het sterkst bij discussies over onderwerpen waarbij de belangen uiteenlopen.

BOB

De BOB-methode helpt in ieder geval procedurele orde te scheppen: haal Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming uit elkaar. Menige OR-vergadering verloopt al gestructureerder door hier bewust mee om te gaan. Vaak vergt het wel eerst oefening, bij voorbeeld tijdens een training.

De KLUTS-methodiek

Een mooie aanvulling is het hanteren van de KLUTS-methode. Hoe werkt dit? Met name voor de voorzitter en andere leden van het dagelijks bestuur (DB) van de OR is het goed om van de 5 K’s gebruik te maken: Kijken, Luisteren, Uitvragen, Toetsen en Samenvatten.

Kijken: door het vele vergaderen in Teams, merk je dat bepaalde non-verbale signalen niet altijd goed zichtbaar zijn of worden opgemerkt.

Luisteren: meestal wordt er goed geluisterd en juist door het vergaderen in Teams wordt er weinig door elkaar heen gepraat. Men steekt keurig de hand op en krijgt op basis van het moment van opsteken van de hand, het woord van de voorzitter. Dit maakt gesprekken wel erg rommelig. Het gebeurt regelmatig dat persoon A iets zegt, persoon B meldt een aanvullend punt, persoon C reageert op persoon A, persoon D brengt iets nieuws in, persoon E reageert op B, etc.

Uitvragen: ook al wordt er goed geluisterd, het reageren en doorvragen vergt structuur. Door een onhandige volgorde ontstaat er een informatiebrij; het uitvragen moet gecoördineerd worden. Dat vergt oefening én orde bewaken door de voorzitter.

Toetsen: wanneer het gesprek ongestructureerd verloopt zoals hierboven beschreven, wordt toetsen extra noodzakelijk, maar ook een extra uitdaging. Toetsen of de luisteraar iets goed heeft begrepen gebeurt in het algemeen te weinig, terwijl het gesprek effectiever wordt: de ander voelt zich begrepen en de luisteraar kan beter op de essentie van de boodschap ingaan.

Samenvatten: wat voor toetsen geldt, geldt ook voor samenvatten, namelijk ook extra noodzakelijk. De samenvattingen komen meestal pas aan het einde, waardoor deze niet altijd compleet zijn. Gevolg daarvan is weer dat mensen hun punt niet terug horen en de samenvatting gaan aanvullen of dit niet doen en de samenvatting dus niet compleet is.

Maak er werk van!

Dus: raakt de OR de kluts kwijt in het gesprek? Hanteer de KLUTS-methode! Niet alleen handig bij online overleg maar ook bij ‘normale’ vergaderingen. En beter nog dan dit aan de voorzitter en andere DB-leden over te laten: werk als het gehele OR-team aan je vergadervaardigheden. En wijd hier een (deel van een) training aan.


Wij zijn experts in besluitvorming

Wij helpen je écht invloedrijk te zijn

Aandacht voor belangen

Goed gevoel voor de praktijk