Drie zaken om als bestuurder de OR bij te betrekken in (Covid-19) crisistijd

Het is een open deur om te stellen dat de huidige corona-crisis een enorme uitdaging is voor de meeste bedrijven. Het borgen van continuïteit van de onderneming is het eerste belang, terwijl goede zorg voor medewerkers en derden zeker zo belangrijk zijn. Op welke wijze past betrokkenheid van medezeggenschap via de ondernemingsraad daarbij?

Het is een lastige afweging: aan de ene kant is voortgang en soms haast geboden, aan de andere kant zijn er wettelijke voorschriften om eerst de ondernemingsraad te raadplegen. Diverse vakpublicaties wijzen op het van toepassing zijn van het advies- resp. het instemmingsrecht. Denk aan besluiten om af te schalen, werk stop te zetten, aangepaste vakantieregelingen en dergelijke. In sommige publicaties wijst men op de plicht van de werkgever om toe te zien op het arbo-proof zijn van thuiswerkplekken.

Ook informele belangen

Het gaat niet alleen om formele verplichtingen waar je als bestuurder een vorm voor moet vinden. Juist ook het betrekken van de OR bij vraagstukken waar geen formele WOR-rechten en plichten mee gemoeid zijn kan van belang zijn. Denk bijvoorbeeld aan draagvlak en communicatie over ingrijpende zaken. De OR kan een rol betekenen bij de communicatie met en over de medewerkers.

Balans

De meeste ondernemingsraden gaan pragmatisch met de huidige situatie om. De leden hebben of hadden hun handen vol aan het reguliere werk en daarnaast mantelzorg of onderwijstaken voor kinderen die thuis zitten. Het OR-werk schiet er een beetje bij in. De praktijk is dat de OR vooral mededelingen krijgt op welke wijze regeringsmaatregelen in de organisatie worden toegepast, of welke maatregelen genomen zijn om de organisatie draaiend te houden. Meestal krijgt de voorzitter telefonisch deze mededelingen van de bestuurder.

Sommige ondernemingsraden claimen juist hun formele advies- of instemmingsrecht. En de gulden middenweg wordt bewandeld door ondernemingsraden die zaken oppakken en eventueel een kritische rol vervullen. Zij houden sommige besluiten kritisch tegen het licht, ook zonder dat een formeel recht van toepassing is.

Wat houdt ondernemingsraden bezig?

Je kunt er niet omheen: sommige besluiten en maatregelen zijn ingrijpend en hebben behoorlijk wat impact op het werk en de arbeidsomstandigheden. Het is daarom niet gek om de OR daarbij actief te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan:

  1. De inrichting van werkplekken binnen de 1,5 meter-norm;
  2. Aangepaste regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit;
  3. Maatregelen op het gebied van vakantie en verlofdagen.

Wij gaan ervan uit dat suggesties van de OR geen kwaad kunnen bij het effectueren van deze maatregelen. Zo creëer je meer draagvlak voor de besluiten, nog los van eventuele formele aspecten.

Hoe betrek je de OR effectief?

Per hierboven genoemd onderwerp geven wij aan wat de OR kan bezighouden en hoe je dat als bestuurder en management kunt benutten. Of misschien wel aanboren.

1. De inrichting van werkplekken bij de 1,5 meter-regel

De OR en zijn achterban kunnen heel goed nadenken hoe het lukt om 1,5 meter afstand te houden op de werkplek volgens de RIVM-richtlijnen. De OR kan voorstellen doen hoe dit praktisch te realiseren. Bijvoorbeeld door letterlijk uit te meten hoe ruimtes in te richten met 1,5 meter tussenruimte en juist ook uit te denken hoe dat uitwerkt. Bijvoorbeeld afgeschermde werkplekken creëren met plexiglaswanden, zoals bij fietsenfabrikant Gazelle in Dieren. Een praktische blik met kennis van de praktijk op de werkvloer helpt!

2. Aangepaste regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit

Het aanpassen van regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit kan een lastig punt zijn. Ook al vallen regelingen op het gebied van reiskosten en mobiliteit niet onder het instemmingsrecht van de OR en zijn deze vaak inhoudelijk geregeld in de CAO, toch kan het goed zijn de mening van de OR te vragen. Hoe noodzakelijk een besluit ook is, vanwege de impact voor personeel vergt het toch aandacht en communicatie. Het gaat er steeds om welk probleem er mee opgelost moet worden en of er alternatieven zijn. Zelfs als belastingregels aanleiding zijn om niet langer onbelast reiskosten te kunnen betalen wanneer er niet meer gereisd wordt door werknemers. Wat de aanpassingen ook zijn, gebruik de OR om het draagvlak voor de besluiten uit te testen. De OR zal eventueel de noodzaak ter discussie stellen en eventueel onderhandelen over aanpassing van de voornemens of over compensatie op een ander vlak. Dat is nu eenmaal de rol van de OR.

3. Maatregelen op het gebied van verlofdagen

In veel bedrijven speelt de discussie van het opnemen van verlofdagen en vakantie. Aan de ene kant valt er weinig vakantie te genieten, maar aan de andere kant is er een belang voor de werkgever. Wat als de werknemers hun vakantie gaan opnemen als de overheidsmaatregelen versoepeld worden en er juist werk aan de winkel is? Als werkgever wil je waarschijnlijk dat juist nu verlofdagen opgenomen worden. Kun je dit opleggen? Allerlei juristen geven aan dat dat niet zomaar kan en dat werknemers hun (vakantie-)rechten behouden. Toch moet je als werkgever of bestuurder iets, al was het maar anticiperen op voldoende personeelsbezetting wanneer de beperkende maatregelen weer afgebouwd worden. Daarom is het aan te bevelen overeenstemming te vinden over het realiseren daarvan. De OR zal dan belangen af gaan wegen. Niet alleen de continuïteit van het bedrijf, maar ook verworven rechten. De OR zal vragen om cijfermatige onderbouwing om de voornemens tegen het licht te houden. Mogelijk wil de OR onderhandelen, bijvoorbeeld over compensatie in een later stadium. Het gaat voor alle betrokkenen over geven en nemen, in het belang van werknemers en bedrijf. Ons advies is zaken goed vast te leggen.

Overleg over de periode na de lock-down

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) geeft allerlei verplichtingen wanneer je als bestuurder om advies of instemming moet vragen. De WOR maakt geen onderscheid tussen rustige en crisistijden. Dat is lastig. Maar wat weerhoudt je om met de OR alvast in gesprek te gaan over de periode na de lock-down? Je hoeft het niet allemaal zelf of met het management te verzinnen. Overweeg een taskforce in te stellen waar leden van de OR input aan kunnen geven. Uiteindelijk willen OR-leden niet alleen maar ‘tegen’ zijn: dikwijls hebben ze volop ideeën over toepassing in de praktijk. Het is de kunst die energie en potentie aan te boren en de OR een actieve rol te laten vervullen.

Communiceer over veranderingen

Nogal wat bestuurders gebruiken de corona-crisis om heel veel andere zaken ‘op te ruimen’. Dat is op zich geen probleem, wellicht een goed idee. Het is wel belangrijk om hier open over te zijn in communicatie met de OR. Want er is niet alleen angst in de samenleving geslopen, maar ook in bedrijven en in kringen van de OR. Onbedoeld kan er weerstand optreden bij veel veranderingen. Een voorbeeld hiervan is het gebruik maken van de marges die CAO’s bieden. Wanneer de bestuurder afwijkt van bepalingen in de CAO (‘nood breekt wet’), ook zonder daar de bonden over in te lichten, dan geeft dat reacties. Ook al wordt het als mededeling bij de OR neergelegd. Ons advies is: realiseer je wat je doet, en vraag je af wat er eigenlijk kan gebeuren als je de vakbond informeert. In de meeste situaties is er begrip, wanneer de continuïteit van de onderneming op het spel staat. Dat moet natuurlijk wel aantoonbaar zijn. In het verlengde hiervan: betrek de OR hierbij, op zijn minst via updates. Wees niet bang om te consulteren, werk aan draagvlak. Voorkom onnodig risico op weerstand en mogelijke conflicten en juridische procedures.

Sparren over effectief gebruik maken van de OR voor draagvlak bij ingrijpende besluiten in crisistijden? Vraag de adviseurs van Zuidema Personeelsmanagement & Medezeggenschap om advies!

Mail ons
Bel me terug
Bel (033) 434 58 00

neem gerust contact met ons op