De Perfecte Voorzitter volgens Alexander Rinnooy Kan – 10 tips

Alexander Rinnooy Kan, bekend vanwege zijn vele voorzitterschappen, onder andere bij de SER, schreef met voormalig Tweede Kamervoorzitter Gerdi Verbeet het boek ‘Voorzitter! De kunst van voorzitten zonder hamer’.

In een interview in de Volkskrant op 24 augustus vertelt hij hoe hij het beste een vergadering leidt. In het kort vatten wij zijn tips voor je samen:

  1. Bereid je goed voor
    Lees de stukken van tevoren goed door. Schat in wat lastig, en wat makkelijk kan worden. Gaat het om de inbreng van een of twee deelnemers, bel je ze van tevoren even op. Vraag wat ze willen bereiken om er op in te kunnen spelen.
  2. Regisseer
    Als voorzitter ben je een regisseur: je moet het gesprek ordenen en iedereen een kans gunnen. Zorg ervoor dat iedereen zich gehoord voelt.
  3. Wees onpartijdig
    Ontleen je gezag aan onpartijdigheid, maar ga niet bóven de partijen staan. Luister en geef verschillende meningen een kans. Laat iedereen aan het woord. Ook al heb je wel een mening, draagt die mening nooit zo sterk uit dat het anderen domineert.
  4. Stuur aan op een overeenkomst
    Werk toe naar een resultaat. Als het goed gaat iets waarmee iedereen tevreden is. Nederlanders zijn heel erg bereid te proberen het met elkaar eens te worden. Veel meer dan bijvoorbeeld Engelsen en Amerikanen. Een goede voorzitter in Nederland is ook een bemiddelaar. Dus misschien is niet iedereen voor de volle honderd procent tevreden, maar weet dat het kan. De enkeling die het onderste uit de kan wil halen maar daarmee de overeenkomst belemmert moet je dan een beetje terugfluiten.
  5. Luister ook tussen de regels door
    Tussen al die verschillende meningen zoeken naar een gezamenlijke uitkomst is ook een kwestie van goed luisteren, van lichaamstaal lezen. Hoe zitten de mensen er bij? Negeer het niet als er bijvoorbeeld iemand hevig knikt of juist te schudt met het hoofd. Of onderonsjes. Leer daar oog voor te hebben. Schors op tijd wanneer er aanleiding voor is.
  6. Beheers je emoties
    Word niet boos, wind je niet op. Het heeft geen zin, zelfs wanneer je echt alle redenen hebt om boos te zijn. Als mensen onredelijk doen is het nog altijd beter om zelf de rust te bewaren. Wil je de vergadering beheersen? Begin bij jezelf.
  7. Effectief communiceren
    Leer buiten de inhoud om effectief te communiceren. Zeg bij opwinding in de vergadering iets als: ‘Ik heb de indruk dat niet iedereen het met je eens is.’ of ‘Je valt in herhaling, laten we eens naar andere meningen luisteren.’ of ‘Ik zie jou heel erg ‘nee’ schudden, wil je dat toelichten?’
  8. Grijp in als het nodig is.
    Wees je als voorzitter bewust dat niet ingrijpen ook een interventie is: je laat dingen lopen waar je op in had kunnen grijpen. Bekwaam je in verschillende soorten interventies!
  9. Bewaak de tijd
    Als voorzitter word je populair als je je aan de tijdsplanning houdt. Je krijgt extra waardering als je erin slaagt de vergadering binnen de gestelde tijd tot een besluit te laten komen waarmee iedereen kan leven. Geef de mensen het gevoel dat hun tijd goed besteed is.
  10. Werk aan je ontwikkeling
    Het voorzitterschap gaat niet vanzelf. Je zult eraan moeten werken. Behalve talent moet je ook reflecteren, nieuwe vaardigheden aanleren, oefenen, sparren. Volg een training!

Zuidema Medezeggenschap organiseert dit najaar weer de training ‘Leid het OR-team’, specifiek voor voorzitter of DB-leden van ondernemingsraden. Lees hier meer info of neem contact met ons op!

Beeld: Wikipedia CC BY-SA 2.0

Mail ons
Bel me terug
Bel (033) 434 58 00

neem gerust contact met ons op