6 tools voor de OR voor maximale invloed bij een adviesaanvraag!

Alweer een adviesaanvraag…  De ene na de andere ontwikkeling komt op de OR af. Regelmatig wordt je onder tijdsdruk geacht een advies uit te brengen. Hoe goed lukt het je om er goed voor te gaan zitten en een stevige rol te vervullen? En daadwerkelijk invloed op de besluitvorming uit te oefenen?

Wij helpen je om de tools die je als OR hebt om invloed uit te oefenenen bij een adviesaanvraag, optimaal te benutten. De crux is om niet alleen te focussen op de inhoud van de adviesaanvraag, maar op de mogelijkheden die je hebt. Welke zijn dat? En hoe zet je deze in?

  1. De adviesaanvraag beoordelen volgens het stramien van de WOR

De WOR vereist dat er in een adviesaanvraag antwoord gegeven moet worden op deze vragen:

  • Wat is precies het voorgenomen besluit (welke organisatieonderdelen betreft het, wat kost het of wat levert het op, wanneer gaat het in, stap voor stap of in één keer?);
  • Waarom moet het besluit genomen worden (voor welk probleem of wens is dit een oplossing; welke feiten en informatie liggen hieraan ten grondslag; welke alternatieven zijn waarom te licht bevonden; wat zou er gebeuren indien dit besluit niet genomen zou worden?);
  • Welke gevolgen heeft het voorgenomen besluit op de organisatie en de mensen. Met name de negatieve gevolgen, niet de redenen waarom men het besluit gaat nemen (impact op werkinhoud, werkplek, routines, arbeidsomstandigheden.);
  • Welke maatregelen worden getroffen om die negatieve gevolgen op te vangen.

De WOR geeft aan de OR dus voldoende ruimte om te toetsen of een adviesaanvraag volledig is. Om vervolgens (kritisch) te adviseren over zowel de inhoud van de voornemens als de gevolgen daarvan. Wanneer de OR dit gedegen doet valt er al heel wat invloed uit te oefenen.

  1. Wat staat er niet beschreven in de adviesaanvraag

Je herkent het vast wel: je begint met het lezen en beoordelen van de adviesaanvraag. Wat staat er precies beschreven? De discussie in de OR gaat daar al snel over. Toch zou je jezelf en elkaar moeten stimuleren om eerst eens goed na te denken, zonder meteen te lezen: wat vind je belangrijk en zou je in het voorgenomen besluit absoluut terug willen zien? Anders gezegd: welk ‘programma van eisen’ zou je als OR kunnen formuleren bij de oplossingsrichting die de bestuurder voorlegt? Wanneer je daarna de adviesaanvraag leest kijk je direct met een andere bril.

  1. Een evenwichtige discussie

De vergader-BOB ken je vast al wel (eerst goed aan Beeldvorming doen en alle beschikbare informatie op een rij zetten; bij de Oordeelsvorming daarna rustig afwegen van voor- en nadelen van diverse oplossingsrichtingen; tot slot Besluiten als de Beeld- en Oordeelsvorming voldoende plaatsgevonden heeft). Bij die B-O-B-stappen helpt het ook om de methodiek van de denkhoeden van De Bono te benutten. De verschillende invalshoeken maken het mogelijk om een beter en breder gewogen besluit te nemen.

  1. Programma van eisen van de OR

Het staat de OR vrij om de inhoud van het voorgenomen besluit zelf ter discussie te stellen. Dikwijls is specifieke deskundigheid nodig om de aanleiding en noodzaak van het besluit kritisch tegen het licht te houden. Die deskundigheid kan binnen de OR aanwezig zijn of extern ingehuurd worden. Maar wat let je om zelf, vanuit de ervaring vanuit de werkorganisatie, wensen en voorwaarden te benoemen? Vergelijk het met de gebruikers van een nieuw op te leveren pand: die kunnen ook aangeven wat zij nodig hebben om goed te kunnen werken. Wees niet bang om het een ‘programma van eisen’ te noemen.

  1. De kracht van de achterban

Het is de moeite waard om niet alleen zelf de inhoud van het voorgenomen besluit ter discussie te stellen. Het helpt wanneer de OR goed contact heeft met de achterban, bijvoorbeeld met contactpersonen of vertegenwoordigers van afdelingen. Zoom eens in op de wijze van omgaan met gevolgen voor personeel en de kwaliteit van de communicatie en implementatie van de besluiten. Betrek je achterban (wanneer de aanvraag dit toelaat) bijvoorbeeld in de volgende situaties:

  • Wanneer voor de opvang van gevolgen voor het personeel alleen wordt verwezen naar een sociaal plan. Via de achterban kan de OR toetsen wat er leeft in de organisatie en diverse aanvullende adviezen of voorwaarden formuleren.
  • Wanneer er in de organisatie commentaar is op de kwaliteit van de communicatie en de implementatie van de besluiten. Vraag hoe de achterban dit anders zou willen zien. Geef suggesties hoe het beter kan! Verwijs naar eerdere positieve en negatieve ervaringen. Maak duidelijk wat er nodig is om draagvlak voor het besluit te creëren. Wees zo concreet mogelijk en neem niet zonder meer genoegen met ‘dat nemen we mee’.
  1. Inhoudelijk toetsingskader adviesaanvragen

Naast het beoordelen van een adviesaanvraag volgens een vast stramien, kan de OR ook zelf een inhoudelijk toetsingskader formuleren. Dat kan algemene en organisatiespecifieke punten toevoegen waar de OR op wil letten. Een paar voorbeelden:

  • Aandacht voor een goed implementatieplan: laat beschrijven hoe te zorgen dat de situatie na implementatie goed gaat werken.
  • Stellen dat het personeel meegenomen moet zijn: niet alleen geïnformeerd, maar ook mee hebben kunnen denken.
  • Aandacht voor impact op de werkorganisatie en de mensen:
    • wanneer er meer is vereist in de adviesaanvraag dan alleen de noodzaak of positieve punten te belichten;
    • concrete aandacht voor communicatie, nieuwe samenwerking, voldoende bezetting, specifieke afdelingsomstandigheden e.d.;
    • realistische beschrijving van te verwachten werkdruk en concrete daarop anticiperende maatregelen.
  • Hoe en wanneer de uitvoering van het besluit geëvalueerd gaat worden en dat de OR daarbij betrokken wordt.

Juist op basis van kennis van de ‘binnenkant van de werkorganisatie’ kan de OR heel goed voorwaarden en adviezen meegeven om betere besluiten te nemen.

Conclusie

Al met al kan de OR een veel breder toetsingskader ontwikkelen dan de WOR biedt, ten behoeve van het beoordelen van adviesaanvragen. Zo’n toetsingskader geeft houvast: je weet waarop te letten. Tevens biedt het ‘aan de voorkant’ gespreksstof in het overleg met de directie: je kunt een ‘programma van eisen’ opstellen waar organisatieontwikkelingen en adviesaanvragen volgens de OR aan dienen te voldoen. Dé mogelijkheid om proactief invloed uit te oefenen op besluitvorming!

Wij helpen ondernemingsraden om maximaal invloed uit te oefenen bij adviesaanvragen. Benieuwd hoe? Neem contact met ons op!

Mail ons
Bel me terug
Bel (033) 434 58 00

neem gerust contact met ons op